Sie versenden Betriebskostenabrechnungen, wichtige Mieterinfos, Saldenmitteilungen, Mietpreisanpassungen an Ihre Mitglieder oder Lohn- und Gehaltsunterlagen für Ihre Mitarbeiter?
Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit unserer digitalen Poststelle DIPOVER die Kommunikation mit Mitgliedern, Mitarbeiter, Behörden und Lieferanten einfach, sicher, nachvollziehbar und schnell organisieren.
Mit DIPOVER helfen wir Ihnen, Ihre wichtigen Dokumente 100% schneller, bis zu 70% günstiger und zu 100% Datenschutzkonform zu versenden.
DIPOVER - die digitale Poststelle, ist ein Baukastensystem.
Dieses Baukastensystem ist …
Bausteine auswählen, zusammenfügen - Fertig.
Maximale Datensicherheit für Papier, E-Mail und Portal.
Zügige Einführung und unkomplizierte Einarbeitung.
Fällt es ihrem Unternehmen auch immer schwerer, die umfangreichen Informationspflichten gegenüber ihren Mietern und Mitarbeiter fristgerecht zu erfüllen?
Hat der Fachkräftemangel Sie ebenfalls erreicht?
Ist immer mehr Arbeit auf immer weniger Mitarbeiter aufzuteilen?
Außerdem haben Sie es satt, immer mit der Angst vor Datenschutzvergehen und Bußgeldern zu leben?
Sie fühlen sich einfach überfordert, ständig wie ein Techniker, Programmierer oder Projektmanager herumzulaufen, weil das einfach nicht ihr Job ist und niemand Dinge tun soll, die er nicht beherrscht oder die nicht zu seiner Arbeitsaufgabe gehören.
Wie wäre es mal mit Dokumentenversand auf Knopfdruck, so wie ich es möchte?
Mit der digitalen Poststelle DIPOVER lösen sie alle Ihre Versandprobleme mit einem digitalen Baukastensystem.
So einfach wie Lego, so sicher wie Fort Knox und
so schnell wie Usain Bolt.
Stellen Sie sich vor, dass Ihre monatliche Abrechnungen oder Bescheide
mit einem Knopfdruck beendet ist.
Mit dem Ergebnis, dass das lästige und zeitaufwändige
Versand-Chaos ausfällt und Sie statt dessen wieder mehr Zeit
für die wirklich wichtigen Dinge haben.
Und Sie am Ende des Tages genau wissen, das die Dokumente sicher und
nachvollziehbar beim Empfänger angekommen sind, wahlweise per Papier
oder Digital mit verschlüsselter E-Mail oder Kunden-Portal.
Um es Ihnen besonders einfach zu machen, haben wir ein Baukastensystem entwickelt.
Das ist so einfach wie mit Lego bauen.
Einfach die von Ihnen benötigten Bausteine aussuchen,
Anforderungen und Abläufe definieren - FERTIG.
DIPOVER - Unser digitales Baukastensystem
Der Papierversand
Tagespost, unterjährige Verbrauchsinformationen, Abrechnungen und Mitteilungen
Der digitale Versand
per E-Mail-Versand oder Portal-Anbindung, im Mix mit dem Papierversand kombinierbar
Hilfe-Tools
für den sicheren, einfachen, transparenten und schnellen Dokumententransfer
Den Rest erledigen wir für Sie, egal ob Analog oder Digital.
Mit diesem System lösen Sie jede Dokumenten-Versand-Aufgabe
für Ihre schützenswerten Informationen genau so wie Sie es wollen.
Die Umsetzung erfolgt innerhalb von nur 2 Wochen - GARANTIERT.
Die digitale Poststelle DIPOVER verschafft Ihnen
Wenn Sie unsere digitale Poststelle DIPOVER interessiert, dann
vereinbaren Sie jetzt einen 30-Minuten-Kennenlern-Termin.
Kundenauszug - Digitaler Dokumentenversand bei Wohnungsunternehmen
Fallstudien
Kunden-Intention
Die Komplexität der Betriebskostenabrechnung hatte massiv zugenommen. Die Menge der Schreiben an Mieter war durch die hauseigenen Personen nicht mehr abzusichern. Sonderschreiben waren auf Grund der fehlenden Spezial-Technik und Technologie eine Herausforderung.
Beschreibung der Ausgangssituation
Die Neue Lübecker Wohnungsbaugenossenschaft eG versendet an ihre ca. 19.000 Mitglieder jedes Jahr die Betriebskostenabrechnung. Das führende SAP-System bietet keine Möglichkeit, die Dokumente der verschiedenen Heizkostenanbieter (Brunata, Kalorimeta, CTC, Minol etc.) mit der Betriebskostenabrechnung zusammenzuführen.
Auch die Tagespost, Mieteranschreiben wegen Sanierung, Baumaßnahmen, Mietpreisanpassung, Dividendenmeldung und der Versand der Wahlunterlagen war zeitaufwändig und personell schlecht abgesichert.
Die Neue Lübecker führt seit vielen Jahren eine digitale Mieterakte. Die entsprechenden Dokumente der BEKO dem Mietobjekt in der Mieterakte zuzuordnen war eine große Herausforderung, da es keinen automatisierten Lauf der Erzeugung und der Bereitstellung der Daten gab.
Beschreibung des Lösungsprozesses
Die Dokumentenlandschaft der NL wurde gemeinsam gründlich analysiert und ein Stufenplan entwickelt. Im ersten Schritt wurde die Verarbeitung, die den meisten “Schmerz” verursacht, die Betriebskostenabrechnung, angegangen.
Eine besondere Herausforderung waren die Sonderfälle, die in der Verarbeitung berücksichtigt werden sollten.
Das Filtern von unter Betreuung stehenden Menschen, Verstorbenen, Gewerbeimmobilien, Leerständen etc. stellte eine große Herausforderung dar.
Auch das korrekte Zuordnen der Dokumente der verschiedenen Heizkosten-Ableseunternehmen über die Mieternummer war sehr anspruchsvoll.
Trotzdem wurde innerhalb von 4 Wochen das Teilprojekt in Betrieb genommen. Das lange ungelöste Problem der Bereitstellung von BEKO- Dokumenten für die digitale Mieterakte wurde gleich mit erledigt.
Tagespost, Sonderschreiben und Marketing-Aktionen folgten zeitnahe. Nach ca. 3 Monaten waren alle Dokumente erfasst und das Projekt beendet.
Darstellung des Ergebnisses
Die BEKO läuft jetzt sehr entspannt. Die Mitarbeiter können sich auf die eigentliche fachliche Arbeit konzentrieren und müssen sich um die Papierverarbeitung nicht mehr kümmern. Das gleiche gilt für Mieteranschreiben und Sonderaktionen.
Über den Kreutzer-Verschlüsselungsserver können die Mitarbeiter auch große Datenmengen verschlüsselt an das Dienstleistungszentrum Kreutzer übertragen. Da der Kreutzer Verschlüsselungsserver über einen Internetbrowser erreichbar ist, kann jeder Mitarbeiter, auch im Homeoffice, Daten gesichert übertragen.
Zu Pandemiezeiten ein großer Nutzen, da keinerlei Software installiert werden muss. So war dieser Kommunikationsweg für alle Mitarbeiter nutzbar.
Kunden-Intention
Der Versand von BEKO-Dokumenten, der Versand von Tagespost-Schreiben sowie Mieterinfos und die unterjährige Verbrauchsinformation UVI
Beschreibung der Ausgangssituation
Die vorhandene Poststelle konnte die Menge der zu verarbeitenden Dokumente nicht mehr bewältigen. Weiterhin war keine Druckmanagement-Software vorhanden, die den doppelseitigen Druck sowie Portooptimierungen durchführen konnte. An digitalen Technologien war überhaupt nicht zu denken.
Wichtige Dokumente, die an Fristen gebunden waren, wurden verspätet zugestellt. In vielen Fällen entstanden finanzielle Schäden, da Mietpreisanpassungen nicht fristgerecht zugestellt wurden. Diese Situation führte zu Auseinandersetzungen mit den Mietern und erhebliche Mehrarbeit für die Mitarbeiter.
Beschreibung des Lösungsprozesses
Alle zum Versand anstehende Dokumententypen (BEKO, Mieteranschreiben, UVI, Tagespost) wurden analysiert und in ein Versandraster gebracht. An Hand dieser Logistik wurde definiert, was mit dem Dokument geschehen soll. Sicherheit und Transparenz waren wichtige Kriterien.
Darstellung des Ergebnisses
Die Mitarbeiter der Hansa BG sind von den Versandprozessen befreit worden. Nach der Erstellung der Dokumente werden diese per verschlüsselter Datenübertragung an das Kreutzer Dienstleistungszentrum gesendet und verarbeitet.
Alle Vorgänge werden geloggt. Es ist immer nachvollziehbar, was mit dem Dokument geschehen ist. Nachfragen können sofort beantwortet werden. Farbdruck, doppelseitige Verarbeitung sowie Portooptimierung sind Standard.
Auch die Rücksendung von Vorgängen, die in die hauseigene Archivierung einlaufen, werden von Kreutzer produziert. Das im Haus genutzte System Immo Office ist an das Kreutzer Dienstleistungs-System angeschlossen worden. Die in diesem System erzeugten Dokumente werden automatisch an Kreutzer übertragen und verschickt.
Die Abrechnung ist flexibel organisiert. Die Tagespost wird am Ende des Monats abgerechnet, größere Versendungen nach Fertigstellung. Material, Dienstleistung und Porto werden genau nach Aufwand transparent abgerechnet.
Firmen-Philosophie
Warum hat sich Firma Kreutzer diesem Problem angenommen?
Wir haben die Zeiten der Diktatur erlebt, wo der Schutz persönlicher Daten ein Fremdwort und etwas dagegen Tun ein Verbrechen war.
Deshalb unterstützt Kreutzer alle Menschen, Unternehmen und Behörden, denen Datenschutz und IT-Sicherheit wichtig ist, mit Werkzeugen und Strategien, um einen wirkungsvollen, einfachen und nachhaltigen Schutz auf allen Ebenen der Datenkommunikation aufzubauen.
Wir glauben, das nur ein hervorragender Service unseren Kunden hilft, auch in Zukunft erfolgreich zu sein. Deshalb achten wir bei allem, was wir tun, auf maximale Sicherheit und Transparenz sowie überragenden Nutzen.
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