DIPOVER haben wir gemeinsam mit Amtsleiter, IT-Experten, Personalräten, Datenschützern und Kaufleuten entwickelt.

Ich habe viele Unternehmen bei der Umstellung auf DIPOVER begleiten dürfen. DIPOVER wurde oft als Teil einer digitalen Agenda des Amtes betrachtet. Sobald die Einführung vollzogen war, spürte man förmlich die Erleichterung, diesen zeitaufwendigen und teuren Prozess endlich für alle Parteien befriedigend gelöst zu haben.

Vielleicht zweifeln Sie an der Möglichkeit, innerhalb von nur 4 Wochen so ein Projekt umzusetzen.

Vielleicht haben Sie in der Vergangenheit schon schlechte Erfahrungen gemacht.

Vielleicht stellen Sie sich gerade folgende Fragen:

1. Klingt ja alles gut, können Sie das auch beweisen?

2. Wie wollen Sie in einer so kurzen Zeit so viele unterschiedliche Amtsbereiche unter einen Hut bringen?

3. Wie können Sie die Sicherheit gewährleisten, dass es zu keinen Datenschutzvergehen und zu keinen IT-Sicherheitsproblemen kommt?

Diese Fragen beantworte ich mit einem klaren „JA“.

Frage 1: Klingt ja alles gut, können Sie das auch beweisen?

Frage 2: Wie wollen Sie in einer so kurzen Zeit so viele unterschiedliche Amtsbereiche unter einen Hut bringen?

Frage 3: Wie können Sie die Sicherheit gewährleisten, dass es zu keinen Datenschutzvergehen und zu keinen IT-Sicherheitsproblemen kommt?

Wie Sie sehen, beschränkt sich Ihre gesamte Arbeit auf das Übersenden von Dokumenten im Format PDF!

Wie sieht die Alternative aus?

Sie müssen weiterhin eine teure und zeitaufwendige Dokumentenverarbeitung im eigenen Haus durchführen. Um die extrem hohen Vorgaben der DSGVO zu erfüllen, ist Spezialsoftware und Hardware notwendig.

Selbst wenn diese Technik vorhanden ist, benötigen Sie speziell ausgebildete Mitarbeiter, die solche Systeme auch bedienen können. Eine Vertretung für Urlaub und Krankheit sollte ebenfalls verfügbar sein, denn die monatliche Verarbeitung muss ja sichergestellt werden.

Gerade in der Corona-Krise war es einigen Unternehmen und Behörden nicht mehr möglich, Dokumente pünktlich zu versenden. Home-Office und Wechsel-Tätigkeit der eigenen Mitarbeiter konnten nicht kompensiert werden, weil ein sicherer digitaler Kanal nicht verfügbar war.

Sie haben einen Dienstleister, der diese Arbeiten für Sie erledigt? Dann können Sie sich beglückwünschen. Ist dieser Dienstleister auch in der Lage, digitale Services anzubieten? Kann hybrid, also Papier und Digital, verarbeitet werden? Sind verschlüsselte Datenübertragung, zertifizierte Portale und IT-Technik rechtssicher?

Versagt Ihr Dienstleister in einem dieser Bereiche, sind Sie, laut DSGVO, als Auftraggeber mit Ihrem Dienstleister in der Gesamt-Haftung.

Lassen Sie es nicht so weit kommen. Sie können die aufgezeigten Probleme leicht vermeiden. Nutzen Sie die Möglichkeiten einer praxiserprobten Strategie. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen und beenden Sie in Zukunft Ihren Dokumentenversand mit einem einfachen Knopfdruck.

Bleiben Sie einfach flexibel - heute noch Papier, morgen digital, ohne dass Sie in ihr Abrechnungsprogramm einzugreifen müssen. Denn wenn Sie mit DIPOVER arbeiten, werden einfach nur PDF-Daten benötigt, die praktisch jedes System erzeugen kann. 

Auch ein Wechsel ihrer Fachanwendung hat somit keine Auswirkung auf den Dokumentenversand,
was Kosten und Zeit spart.

Wenn Sie eine digitale Agenda im Haus kreiert haben, dann binden Sie DIPOVER einfach ein. Über Schnittstellen können Workflows gestartet und somit eine hohe Automatisierung erreicht werden. Was wiederum Zeit und Geld spart.

Das alles kann für Sie Wirklichkeit werden, wenn Sie sich für DIPOVER entscheiden. Durch das Feedback unserer Kunden haben wir DIPOVER immer weiter verbessert und verfeinert, damit können Sie vom geballten Wissen und den Erfahrungen anderer Experten profitieren.  

DIPOVER ist ein Akronym (Kurzwort) und bedeutet Digitaler-Post-Versand.
Es steht für die Möglichkeiten eines hybriden (lat. gebündelt, gekreuzt, vermischtes) Dokumentenversandes nach Bedarf des Nutzers.

Dabei sind natürlich auch Mischformen möglich - ein Teil der Bürger erhalten die Dokumente in Papierform, anderer per Portallösung oder verschlüsselter E-Mail.

Sie bestimmen also den Umfang und das Tempo einer Umstellung auf digitale Medien, nicht die Technik und auch nicht der Anbieter einer Lösung.

DIPOVER ist eine 10/90- Strategie - frei nach dem Paretto-Prinzip. Sie investieren nur 10% Ihrer Zeit und Mittel und erreichen 90% Nutzen und Ersparnis.

Da Ihre Behörde Einzigartig ist, wollen wir für Sie ein Mentor sein, der Ihnen hilft, lästige, zeitaufwändige und kostenintensive Prozesse sicher zu beherrschen, damit Sie sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Die DIPOVER-Strategie gliedert sich in 3 Schwerpunkten:

Ich will Ihnen nichts vormachen: es gibt sehr gute Konzepte am Markt, die ebenfalls gute Ergebnisse erreichen können. Leider basieren diese Konzepte oft auf der Annahme, dass eine Digitalisierung sofort mit allen Mitarbeitern und Bereichen einer Behörde oder Unternehmens möglich ist. Ebenso werden Software-Systeme für Zwecke genutzt, für die sie nicht gedacht sind. Und Hersteller bieten integrierte Systeme an, die mit teuren Lizenzkäufen und unendlich langen Projektlaufzeiten einher gehen.

Weiterhin steht uns eine deutsche Tugend ständig im Wege: der Hang zum Perfektionismus. Ist es wirklich notwendig, dass alle Funktionalitäten die Priorität 1 bekommen? Oder können wir alle nicht auch mit 80% oder 90 % gut leben?  

Die Konsequenzen des praktizierten Perfektionismus: die Projektgruppen sind frustriert, weil es nicht voran geht, die Geschäftsleitung ist über die hohen Kosten entsetzt und die IT blockt auf Grund von Überlastung alles ab. Aber das schlimmste, was ich bei Kundengesprächen gehört habe, ist der Verlust des Vertrauens von Mitarbeitern und Personalräten in die Führungsebene. Und das hat bei den gewaltigen Aufgaben, die vor uns allen liegen, gravierende Auswirkungen.

Mit DIPOVER ist damit endgültig Schluss.

Im echten Dialog entwickeln wir eine praktikable Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt und Super schnell zu nachhaltigen Ergebnissen führt. Entlasten Sie sofort Ihre Fachabteilungen und machen Sie Ihre Mitarbeiter glücklich.

Hintergrund ist, dass wir nur eine begrenzte Zahl von Behörden in unser DIPOVER-Mentoring aufnehmen können. Nur so können wir die hohe Qualität der Einführung und unser Versprechen, in 4 Wochen fertig zu sein, wirklich einhalten. Zusätzlich nehmen wir die Bewerbungen nach Reihenfolge der eingegangenen Anfragen auf.